一、档案馆
民国时期，县国民政府设档案室，因长期战事和匪患，文卷、档案散失，档案机构有名无实。
1949年10月，中共灵璧县秘书处和县政府秘书室的秘书兼办档案工作，1951年1月，秘书处和秘书室分别设立档案室，配专职干事1人，负责机要收发和文书处理。1954年县委、县政府分别设立档案室，各配1名干事。1958年11月，县委成立档案工作委员会，将原来的两个档案室合并建立县档案馆，配3名专职干部。翌年1月，改称县档案资料馆。1963年10月，县档案管理科成立，与档案馆合署办公，一套人马，两块牌子。“文化大革命”期间，档案机构瘫痪，人员调走，工作中断。1971年，“档案馆”恢复。1978年5月，县委办公室设立档案科，与档案馆合署办公，设副科长1人兼馆长。1980年6月撤销档案科，成立档案局，与档案馆合署办公。1985年，配局长兼馆长1人，工作人员6名，有库房8间，办公室、业务指导室、调阅室、资料室各2间，总建筑面积330平方米。全县14个区(镇)全部建立档案室并配备兼职人员14名，62个部、委、办、局级单位也建立档案室，配专职工作者42名，兼职人员20名，县城19个工厂、5个学校、4个医院和农村77个乡(镇)均设立档案室，配备兼职人员。
二、档案设备
县档案馆于1958年建立，地址在今县委小礼堂处，有库房、办公室18间，设备简陋，仅有木柜8个，书架5个，防火筒2个。1965年迁至现址。1985年有库房5个，办公室、资料室、业务指导室各2间，调阅室、阅览室、复印室各1间，总面积330平方米。先后购置复印机、打字机、缝纫机、油印机、空气调节器、稳压器各1台，照相机1架，吸尘器1部，库房运输车1辆，电热器4个，干粉灭火器14只，木质业务指导桌13张，铁质5节档案柜90套，木质书柜21个，1节档案柜12套，干湿差度仪表4块，温度表2块，吊扇5台。
三、馆藏档案
建国以后，经过36年的接收、征集和整理，县档案馆的档案资料逐年增加，馆藏内容日益丰富。到1985年底，馆内档案共设置存放78个全宗，共有档案21252卷，共组成永久8402卷，长期11180卷，短期1470卷。其中文书档案10212卷，科技档案及其他专门档案11040卷，照片档案975张，资料2350册。
文书档案分旧政权档案、革命历史档案、新中国成立后现行机关文书档案3部分；科技档案分农业科技和地质科技两种；专门档案分会计、敌伪、纪检、土地证存根、土地陈报书、农业税清册、人口普查、实物和家谱档案等；照片档案有党和国家领导人接见本县党政负责人出席全国、全省会议照片，本县党代会、人代会、政协会议和群众团体会议的照片，省、地在本县召开的工作经验交流会照片，各种自然灾害造成损失实况照片等。
四、档案管理
1．收集整理
档案馆建立后，分期分批接收旧政权档案，撤销机关档案和现行机关档案。至1985年，先后3次接收县委、县政府、县革委会、区(镇)、乡及县自部、委、办、局、厂、校的档案。并对接收、征集进馆的案卷，按照其来源、产生时间、内容和形式的不同，进行分类，编排全宗号、排列编目、归档，进行系统化的整理。1965年3月，根据战备需要，对馆藏档案进行过一次规模较大的精炼整理，比原来的总卷数减少40％。1984年9月，重新进行全宗划分。1985年12月，再次进行划分档案全宗。
2．鉴定保管
1961年，县档案鉴定工作委员会成立，由9人组成。按国家档案局划分档案保管期限的原则，制定了灵璧县档案材料保管期限表，对县委与人委两个全宗档案中超越期限的350卷短期档案进行了鉴定处理。1965～1982年，先后组织了4次规模较大的档案鉴定，全县共清理鉴定档案文件和历史资料522500份，通过鉴定验收，基本上划清了永久、长期、短期的界限。并发了合格证书。为了保护档案的安全，延长档案的寿命，方便档案的取放，采取了科学的方法，消除和控制损坏档案的因素。为做好防火、防特、防虫蛀、防鼠咬、防潮、防尘、防阳光直射等“七防”工作，近年来，更新改造了库房设备，库房新设了过度间，室内铺设地瓷砖，砌了1米高的水泥墙群，设置了窗帘、吸顶灯、樟脑丸、温湿度表、粉剂灭火灵，建立了值班、查档、卫生、安全制度。同时，定期对正常损坏模糊不清的档案进行裱糊、复制。
3．编研利用
县档案馆自1979年以来，加强了档案编研利用工作。利用馆藏档案编写了《灵璧县概况》、《灵璧县国民经济基础数字汇编》、《灵璧县党代会、人代会简介》、《县委、人委、革委机关历史考证》、《灵璧县行政区划历史沿革》、《灵璧县大事记》、《灵璧县各种自然灾害史记》等184种，汇集反映全县各类生产发展情况的数字资料22种，编制了图表式、目录式、卡片式的检索工具，供利用者了解馆藏内容。至1985年，平均每年利用人次达3000人次，利用卷数达4500卷。